III tapaaminen 20.4.

Tiimit ja tiimin toiminta
Harjoitus alkuun: Mitä on tiimi?

• Tiimi tekee yhdessä töitä 
• Jaettu vastuu
•  Yhteinen tavoite
• Yhteistyö
• Tasa-arvo
• Toisen auttaminen
• Yhteiset päätökset
• Ketteryys ja nopeus
• Itseohjautuvuus

Mitä keskeisiä kysymyksiä pitää ratkaista, jotta tiimit saadaan toimimaan saumattomasti? 

• Työvuorosuunnittelu
• Sairastumistilanteet
• Ruokailu
• Kommunikointi ja tiedonkulku
• Lomat
• Yhteiset toimintatavat
• Yleinen epätietoisuus
• Ristiriitatilanteet
• Ongelmanratkaisu tiimin sisällä
•  Tilankäyttö

Mietinnän kohteena olevan asian kolme tärkeintä kysymystä ja niiden vastaukset

Kommunikointi ja tiedonkulku

1. Tiedonkulun välineet

• Yhteydenpito työajan ulkopuolella: vaihdetaan puhelinnumeroita
• Tiimivihko
• Suljetut ryhmät: Facebook, Whatsapp, Viper, Trello, Messenger, Hilkka
• Keskustelu
• Tiimipalaveri. Ei siis raportti, jossa käydään läpi asukkaiden tilanteita. Tiimipalaverissa keskustellaan tiimin toiminnasta. Livenä sekä virtuaalisena.Tulokset on aina dokumentoitava. Välillä vain pari tiimiläistä kerrallaan työstää tiimissä kehitettäviä asioita eteenpäin ja muiden on pystyttävä jatkamaan työstämistä myöhemmin. Tämän takia dokumentointi on tärkeää. 
• Ideoiden jalostus -kulttuuri. Muistetaan Joo ja!

Jokainen tiimi sopii keskenään ne välineet, joilla yhteydenpito luonnistuu. 

2. Jos ei tule toimeen tiimiläis(t)en kanssa

• Tiiminvaihto
• Yhteinen päämäärä kirkkaana mielessä
• "Kahden keskistä aikaa" 
  

3. Kielimuuri

• Rautalangasta vääntäminen
• Kädestä pitäen näyttäminen
• Google Translate
• Välikäden kautta - Joku muu osaa kieltä ja voi tulkata
• Kuvien avulla
• Muista yleiskieli!

Meidän täytyy saada aikaan ilmapiiri, jossa voidaan vapaasti sanoa esimerkiksi, että voitko sanoa uudestaan? Voitko sanoa toisella tavalla? Rohkeus molemmin puolin ilmaista, että nyt pitää kertoa toisella tavalla. 

Ristiriitatilanteet ja ongelmatilanteet 

 

1. Yhteinen linja, onko sitä?

• Selkeästi sovitut toimintatavat
• Työnkuva kirjallisena -> konkreettinen vastuualue

2. Tieto kulkee huonosti ja ei reagoida? 

• Suullinen raportti
• Viikkopalaveri
• Henkilökunnan hyvinvointi
• Yhteistä kivaa
• Kehityskeskustelu
• Työn arvostus -> palaute 

Hyvinvointi rakentuu merkityksellisestä tekemisestä. Teidän työ on selkeästi merkityksellistä. Tämän lisäksi hyvinvointia tulee osallistuudesta, esimerkiksi oman työn kehittämisessä. Kolmas tekijä on yhteisöllisyys, jota haetaan vahvasti tiimiajattelulla.

 3. Asiakaslähtöisyys 

• Nyt hajotetaan hyvä vanhda toimiva systeemi, omahoitaja?
• Kehitys ok, mutta toteutus vie voimavaroja 

Käytännön eri tilanteet, ruokailu, toimintamallit

 

1. Kuka hakee ruokakärryt?

• Tiedonkulku
• Jorman poissaolo
• Selvä työntajko
• Ruokailussa avustaminen
• Sovittava työnjaosta 

2. Työnjaon selkeys ja vastuuttaminen

• Tiimikokoukset

3. Puhelimen käyttö työaikana

• Tiimin sovittama omat toimintatavat

 
Kesälomat, sairastumiset yms. 

1. Mistä sijaiset, kuka vastaa?

• Lomien jakautuminen tasapuolisesti
• Töissä oleva tiimi ei jää pulaan
• Yhteistyö yli tiimirajojen

2. Lomat

• Kiertävät lomalistat kesä-, heinä-, elokuu
• Jos haluaa lomaa muuna ajankohtana, tulisi siitä sopia toisen tiimiläisen kanssa, pystyykö vaihtamaan

3. Sairastumiset

• Päivitetty keikkalista
• Yhteydenpito keikkalaisiin
• Joustaminen
• Ilmoitetaan ajoissa
• Vuorovastaava jokainen vuorollaan

Työvuorosuunnittelu

 

 1. Riittävä määrä työntekijöitä kaikkiin vuoroihin?

• Tarkistetaan alustava lista, jotta on tarpeeksi henkilöstöä joka vuorolle

2. Pitääkö olla vastuuhenkilö, jota tarkistaa listan?

•  Esim. jokainen vuorollaan

3. Työvuorotoiveidein huomioiminen?

• Yritettäisiin ottaa myös toiveet huomioon 

 Iltapäivän pienryhmätyöskentely
Iltapäivällä lähdimme pohtimaan pienryhmissä sitä, että miten Trellon kaltainen ohjelma saadaan palvelemaan ja tukemaan tiimin työskentelyä. Alla kuvaesimerkki erään ryhmän ehdotuksesta. Klikkaa kuva isoksi.